La checklist pour préparer la saison de la réception du camping

1) Le checkup du parc informatique de mon camping :

Avant de lancer la saison, il est essentiel de procéder à une vérification complète de l’infrastructure informatique du camping. Un ordinateur en panne, un logiciel obsolète ou une connexion instable peuvent ralentir votre équipe et nuire à l’expérience client.

1.1) Vérification du bon fonctionnement de mes ordinateurs avec mes systèmes de gestion & réservation camping

Votre matériel informatique doit être adapté aux besoins de votre réception :

• Mémoire vive suffisante (RAM) pour éviter les ralentissements
• Disque dur avec assez d’espace pour stocker vos données
• Connexion Internet stable et sécurisée pour éviter les coupures en pleine transaction

Astuce : Pensez à tester les performances de votre ordinateur avec votre logiciel de gestion et de réservation camping pour éviter toute mauvaise surprise dès le premier jour.

Besoin de recommandations techniques ? Contactez-nous pour obtenir nos préconisations.

1.2) Vérification des mises à jour de mes logiciels :

Pourquoi les mises à jour sont essentielles ?

• Elles corrigent les failles de sécurité et protègent votre système contre les cyberattaques
• Elles ajoutent de nouvelles fonctionnalités pour optimiser votre gestion et votre commercialisation
• Elles garantissent la compatibilité avec les nouveaux équipements et services

Avec eSeason, nos solutions intègrent des mises à jour automatiques pour garantir un fonctionnement optimal sans intervention de votre part.

Bon à savoir : Certaines mises à jour peuvent nécessiter des ajustements techniques, notamment sur votre site Internet. Pensez à vérifier que vos réservations en ligne sont bien actives !

1.3) Vérification de mes sauvegardes :

Pourquoi sauvegarder vos données ?

• Prévenir la perte de réservations en cas de panne informatique
• Protéger vos données clients (facturations, historiques, emails)
• Assurer une reprise rapide en cas d’incident technique
• Types de sauvegardes recommandées : Sauvegardes physiques (disques durs externes, NAS), Sauvegardes en ligne (cloud sécurisé avec chiffrement des données)

Pour une sauvegarde efficace des données du camping, notre partenaire RG System sécurise, stocke et protège votre saison à distance, et ce sans intervention de votre part. En cas d’incident, cette solution professionnelle permet de faire repartir votre gestion en quelques minutes. En plus de cela un module de supervision anticipe la rupture d’activité et une option Sécurité lutte efficacement contre les virus, cryptolockers ou autre ransomwares.

1.4) Contrôle du bon fonctionnement des onduleurs :

Pourquoi les onduleurs sont-ils importants ?

• Ils stabilisent la tension électrique et évitent les surtensions
• Ils permettent de sauvegarder le travail en cours en cas de coupure de courant
• Ils prolongent la durée de vie de vos équipements informatiques

Avant votre saison, pensez à :

• Tester la batterie pour vous assurer qu’elle fonctionne encore
• Vérifier que l’onduleur alimente correctement vos équipements
• Remplacer les modèles anciens pour éviter les pannes inattendues

1.5) Disposer des contacts de mes partenaires et prestataires informatiques :

Avoir à disposition les contacts de mes partenaires et prestataires informatiques est essentiel pour assurer une gestion efficace en cas de problème. Une petite fiche récapitulative avec les principaux numéros à appeler en cas de besoin peut s’avérer très utile.

Astuce : Pour contacter notre support, vous n’êtes pas obligé de passer par un appel téléphonique, surtout lors des périodes de forte demande comme l’ouverture de saison pour les campings. Vous pouvez créer une demande directement via votre portail client.

1.6) Contrôle des droits utilisateurs de mes logiciels :

Il est essentiel de s’assurer que chaque utilisateur de vos logiciels dispose des autorisations appropriées. Par exemple, une personne responsable des réservations n’a pas nécessairement besoin d’accéder aux réglages avancés du logiciel camping.

Les droits d’utilisateurs sont aussi très malins pour certaines de nos solutions. Par exemple notre solution eSeason Companion pour la gestion mobile du camping permet de déterminer qui a le droit d’ouvrir les barrières du camping depuis l’application sur smartphone. Chose utile pour le gardien de nuit mais moins utile à l’équipe de ménage, qui sont deux catégories de personnes concernées par cette application.

1.7) Former mon équipe de réception du camping :

La formation de l’équipe de réception est souvent négligée, pourtant elle est essentielle pour garantir une réception efficace. Une formation adéquate sur l’utilisation des outils de travail quotidiens est cruciale. Il ne s’agit pas simplement d’apprendre sur le terrain, car cela peut engendrer des mauvaises habitudes.

Dans le contexte de la réception, cela se traduit par une perte de temps sur certaines tâches, une sous-utilisation des fonctionnalités pratiques et, finalement, une perte de temps, d’efficacité et d’argent pour votre camping.

Un manque de connaissance des outils de gestion entraîne généralement des appels au support technique et des recherches poussées dans la documentation d’aide, ce qui peut frustrer votre équipe. A minima donc, faites le point sur les compétences de vos équipes : réservation directe, paiement et facturation, gestion des annulations…etc.

Nous vous recommandons fortement de mettre en place des formations. Notre équipe de formateurs expérimentés propose des sessions adaptées à vos besoins, en présentiel ou par téléphone, d’une durée d’une heure à plusieurs jours. De plus, ces formations peuvent souvent être prises en charge par votre organisme de formation.

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2) Mon site internet et mon tunnel de réservation camping

Votre site Internet et votre logiciel de réservation en ligne camping sont les 2 grands alliés de votre commercialisation sur le Web. Il y a pour ces 2 outils également quelques points à vérifier, pour inciter les internautes à choisir votre établissement.

2.1) Vérification de l’ouverture des réservations en ligne via mon système de réservations

Tout comme un camping doit être ouvert pour accueillir les campeurs, les réservations en ligne doivent également être accessibles. Dans notre système de réservation, il suffit d’un simple clic pour ouvrir les réservations. Pour maximiser l’impact, envisagez de transformer cet événement en un moment « officiel ». Vous pouvez annoncer la date d’ouverture des réservations par e-mail ou organiser un compte à rebours sur les réseaux sociaux.

Saviez-vous que notre système de réservation eSeason Resa permet d’afficher un message d’attente avant l’ouverture des réservations ? Cela réduit les risques de frustration liés à des réservations non traitées, ce qui peut améliorer l’expérience utilisateur. Voici un article pour vous aider à optimiser votre tunnel de réservation « Guide pour optimiser votre moteur de réservation camping » 

2.2) Optimisation de mon tunnel de réservation camping (photos, descriptif hébergement, critères…) :

La possibilité de visualiser et de comprendre les détails d’un hébergement est essentielle pour les vacanciers lorsqu’ils réservent en ligne. Sans photos ni descriptions détaillées, les chances de conversion sont réduites.

Les plateformes de réservation en ligne, telles que eSeason Resa, offrent une multitude d’options pour personnaliser vos offres : grandes images, descriptions complètes et utilisation de critères spécifiques (comme la présence d’un lave-vaisselle, d’une terrasse, d’un barbecue, etc.).

Bien que l‘optimisation du processus de réservation puisse sembler fastidieuse, une fois les informations correctement fournies, vous aurez des clients plus confiants, ce qui peut augmenter votre taux de conversion.

2.3) Gestion de mon stock d’allotements et collaboration avec les e-distributeurs :

Nous rentrons avec cette partie dans de la stratégie pure de commercialisation. Les allotements sont les parties du stock de mobil-homes d’un camping réservés aux Tour Opérateurs (ou OTA). Ils sont à bien définir en amont, pour savoir quelle partie de votre stock vous êtes prêts à mettre à disposition de ces structures.

Le second grand aspect de la stratégie est de savoir comment votre stock va être distribué, et donc par quel OTA. Vous voulez cibler cette année par exemple une clientèle hollandaise ? Il existe un ou plusieurs OTA pour cela. eSeason Resa est également un channel manager connecté à plus de 20 e-distibuteurs.

Notre outil permet ainsi une meilleure diffusion de vos offres, mais surtout de manière maîtrisée. En effet, notre système vous permet de rester flexible dans votre commercialisation, en retirant à tout moment un allotement pour le ré-attribuer à votre propre stock. Nous sommes en outre signataires de la charte FNHPA visant à réguler la commercialisation en ligne des OTA, et travaillons avec les principaux e-distributeurs signataires de celle-ci.

2.4) Mise à jour des informations de mon site internet (tarifs, conditions générales de vente (CGV), conditions d’annulation…)

Un futur vacanciers va passer peu de temps sur un site internet dans sa recherche de séjour en camping. Dans ce laps de temps vous devrez le convaincre de réserver, et avant cela il sera nécessaire de le rassurer.

Pour cela des informations claires, fiables et mises à jour sont nécessaires. Nous vous recommandons de consulter notre article sur les principaux documents et informations indispensables sur votre site camping.

3) Vérification complète de mon système d’accès

La barrière d’entrée du camping est la première chose que vos clients vont voir en arrivant à votre établissement. Il est donc essentiel de garantir un fonctionnement sans faille. Voici les éléments à vérifier sur votre système de contrôle d’accès avant le début de la saison :

• Nettoyage, dépoussiérage des barrières et des éléments du contrôle d’accès
• Graissage des roulements et vérification de la tension du ressort
• Vérification du bon fonctionnement des boucles magnétiques de présence et de sécurité
• Vérification visuelle qu’il n’y a pas de fils de coupés sur les différents éléments
• Vérification de la tension de batterie de centrale XP
• Vérification du bon fonctionnement de la centrale XP, du système caméra, et de la bonne remontée des informations de passage des clients.
• Vérification de la tension des lecteurs
• Archivage et nettoyage de la base de données

Nous avons une équipe de techniciens spécialisée sur les contrôles d’accès et qui effectue avant la reprise de votre saison des visites de remise en route de votre équipement. N’hésitez pas à nous contacter pour prendre rendez-vous !

Notez enfin que ces conseils s’appliquent uniquement aux barrières posées par nos soins (de la marque Aximum Produits Electroniques).

Je souhaite une visite de remise en route